应用文

 

　　百科名片

　　应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展，人们在工作和生活中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的功能也就越来越多了。 所谓应用文是人们在生活、学习、工作中为处理实际事物而写作，有着实用性特点，并形成惯用格式的文章。　　应用文的定义　　关于“应用文”的概念，目前并无统一严格的定义，也不可能会有这样的定义，不同的学者和书籍往往有不同的归纳和概括。学习者可从以下几个方面把握其本质特征：　　1.写作目的明确　　应用文是为实现特定目的服务的，因此其写作动因与目的十分明确。　　2.语言表达规范　　应用文主要使用规范的现代汉语，适当采用一些古语词汇，文章的语言庄重、简洁、严密，这一点和文学作品形成了鲜明的差异。　　3.格式体例稳定　　大多数应用文已经形成了稳定的通用格式和体例，这体现了其规范性和严肃性，撰写者在拟文时必须遵守格式体例的要求。　　4.时间要素明确　　应用文其所针对的事务一般是在一定时期内存在的，因此执行时间、有效期和成文日期等时间要素非常明确。　　综上所述，可以这样定义应用文：应用文是各类企事业单位、机关团体和个人在工作、学习和日常生活等社会活动中，用以处理各种公私事务、传递交流信息、解决实际问题所使用的具有直接实用价值、格式规范、语言简约的多种文体的统称。（参见韦志国主编《实践技能训练应用写作》一书）　　应用文，指日常生活或工作中经常应用的个人简历、调查报告、实习报告、思想汇报、工作总结、求职演讲、合同样本、申请书等。［1］　　应用文是国家机关、社会团体、企事业单位和个人在处理公私事务、交流信息、表述意愿时所使用的具有实用价值和某种惯用体式的文体。通过长期实践，人们对应用文的形式和功能进行约定，共同遵守、共同使用，使其成为相对于记叙文、议论文、说明文的又一类特殊文章类型。可以说，自从有了文字的记载，就有了应用文的写作。应用文以实际应用为目的，是传递信息、处理事务、解决问题、交流经验的一种必不可少的工具，上至中央机关，下至基层单位，应用文的使用范围几乎涉及社会生活的各个方面。随着社会的发展和科学技术的进步，应用文也将发挥越来越重要的作用。

　　应用文的种类及用途

　　（一）按照不同的用途，可以分为两大类：

　　一类是行政机关、团体和企事业单位用来处理公务的；　　一类是个人或集体用来处理私事的。

　　（二）按照不同的性质，可以分为以下三类：

　　一般性应用文，这类应用文有人认为应包括以下几种：书信、启事、会议记录、读书笔记、说明书、通知等。　　公文性应用文，这是以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出的文件类应用文。如：布告、通告、批复、指示、决定、命令、请示、公函等。这类应用文往往庄重严肃，适用于特定的场合。　　事务性应用文，事务性应用文一般包括请柬、调查报告、规章制度及各种鉴定等，这是在处理日常事务时所使用的一种应用文。为了统一安排本书的体例，同时根据各种日常应用文本身的特点，这里将日常应用文分为以下几类。

　　（三）这些应用文的主要用途是：

　　1.传递信息　　2.处理事务　　3.交流感情　　4.用作凭证

　　应用文的特点

　　一、实用性强　　应用文在内容上十分重视实用性。它是用来办事、解决实际问题的，具有很强的实用性。　　二、真实性强　　“真实”是文章的生命，一切文章都要求具有真实性。对于这一点，各类文章要求不同。它反映的情况、问题，叙述的事实 是客观存在的，发布、传达上级指示精神是确有的，不能经过任何艺术加工。　　三、针对性强　　它根据不同的领域、不同的具体业务、不同的行文目的，选用不同的文种。　　四、时效性强　　应用文在传递信息、解决实际问题方面取得好的效果，必须注意时间、效率，讲究时效性。一般来说，应用文往往是在特定的时间来处理特定的问题，尽快的传递相关信息，因此时效性很强。不及时发文，拖拖拉拉，或时过境迁再放马后炮，使信息失败，就会失去其实用价值。　　五、格式化比较固定　　应用文有其惯用的外观体式和主体风格。有不少体式 是社会长期约定俗成的，也有一些体式由国家统一规定，如公文。还有一些应用文格式比较简单。不论体式如何，都是为了提高办事效率，更好地发挥它的工具作用。　　。

　　常见应用文写作解说

　　简述解说词的特点

　　1、指要性：体现事物的本质特征；解说读者需要了解的内容；根据一定的写作宗旨目的来确定解说内容的重点和要点。　　2、扩引性：说明客观物时，在内容上作必要的增补与扩充，包括知识扩引和情理扩引两类。　　3、清晰性：措词明晰准确，条理清晰。

　　如何体现科学小品的趣味性？

　　1、标题生动活泼，富有新意；　　2、借助文学表现手法（如形象化比喻，拟人化手法）增强趣味性；　　3、把科学知识编织成有情节的小故事，启发读者想象，接受科学知识。

　　简述公文的写作要求

　　1、符合公文的固定格式；　　2、内容要周密确切，体现党和国家的方针政策，实事求是；　　3、语言要准确、恰当、简明，如常用公文专用语，运用特定的尾语、运用规范书面语等。

　　略述简报的分类、格式和写作要求。

　　按内容分类，有工作简报、专题简报、会议简报。　　简报格区由报头、按语、标题、正文、扫尾几部分组成。

　　简报写作要做到：

　　真，内容真实确切；　　新，材料新颖典型；　　快，反映迅速及时；　　简，文字简炼朴实。

　　短论的写作要求

　　1、选好论题：注意选取现实中人们关注的问题作为评论对象。　　2、小中见大：选材要抓住事物某一侧面作为突破口，通过分析开掘，揭示事物普遍而深刻的含意，反映本质。　　3、分析与概括：通过分析，揭示事物的内部与外部联系，通过综合概括，透过现象见本质，透过个别见一般。　　4、语言活泼精悍：在准确洗炼的同时，重视语言的通俗性和生动性，可把逻辑论证与形象表现交织一体。　　如何理解文艺评论实事求是的要求？

　　文艺评论的实事求是，主要体现于：

　　好处说好，坏处说坏，不以个人好恶而任意褒贬；从作品实际出发，把握作品的总体倾向，不断章取义，不脱离作品产生的具体条件；要考虑不同文体的功能与特点。　　写作中，既要切合文学艺术的共同规律，又要突出评论对象的独特个性。

　　综述报告文学的写作要点

　　1.发现典型，捕捉形象：抓住有重大现实意义的题材，提炼富有时代精神的主题，构成富有概括力的形象。　　2、真实再现，合理想象：报告文学是新闻真实与艺术再现的统一，反对虚构，但允许想象。化抽象为具体形象，并能生动再现时过境迁后无法实际接触的生活材料。　　3、不拘一格，手法多样：可以兼用各种表现方式，善于吸取其他文学样式的艺术特长。　　4、即事生议，情理相彰：善于把生动形象的描述与富有抒情或哲理色彩的议论结合起来。在形象描述的基础上议论有深化主题与生发形象的作用。　　演讲稿的特点和写作要求　　1.演讲稿的最大特点是直接应用于口头表述，既要口语化，又符合书面语法规范。　　2.演讲稿语言要使人听得懂、记得住，既有逻辑性，又有鼓动性。　　3.逻辑性要求：语言简明朴实，具有说服力；　　4.鼓动性要求：语言鲜明生动，具有感情冲激力。　　5.写作要求：心中要有听众；　　6.要注意理、事、情的交融；　　7.语言要通俗生动；　　8.要讲究结构技巧。

　　调查报告的写作要求

　　1、深入调查，充分占有材料；　　2、认真研究，科学地分析材料；　　3、确定主题，精心地选择材料：实现观点与材料统一，通过典型事例、确切数据、对比方法来表现主题；　　4、全面布局，恰当安排材料。正文结构包括开头、主体、结尾三个部分。　　5、准确使用语言，语文要简洁、准确，可适当引用生动活泼的群众语言，也可运用形象性语言，但语言的形象化以不损伤内容的真实性或切实感为原则。　　总结的内容组成部分与具体的结构方式

　　总结的结构，据内容需要一般包括三大部分：

　　1、基本情况回顾；　　2、成绩、经验、体会、做法；　　3、存在问题和今后打算、努力方向。　　总结的结构具体方式，常用的有三种：条文式，小标题式，全文贯通式。

　　略述说明的基本要求

　　1、内容要科学：准确揭示客观事物的特征、本质和规律性；　　2、表述要明晰、准确：表达顺度明晰，条理清楚，语言简明准确；　　3、态度要客观：解说事物实事求是，不能以作者主观好恶作为解说的标准。　　立论的要求与驳论的方法

　　立论的要求是：

　　选择有意义的论题；确立正确、深刻的论点；　　论据要确凿、充分、具有说服力；　　进行富有逻辑性的论证，即运用准确的概念，进行恰当的判断，合乎逻辑的推理，揭示论点和论据之间的逻辑关系。　　驳论的方法有反驳论点、反驳论据、反驳论证。驳论据与驳论证都是为了达到反驳论点的目的。　　综述语言运用的基本要求　　语言要准确、简炼、生动、朴实。　　语言准确是指用词要准确，造名要合乎语法规则、合乎逻辑；　　语言简炼可以用词精当、造名精短、语言含蓄、适当运用文言词语等方面努力；　　语言生动体现在词语富有形象感和描绘性、表现出叙述人的语气神情、名式变化多姿、恰当运用各种修辞手法等方面；　　语言朴实是指规范不生造、质朴不矫饰、自然不做作、新鲜不空套。　　说明运用的方法与步骤

　　运用的方法主要有：

　　广采博纳，储备丰富的材料；　　寻找机遇，创造良好的运思境域；　　挖掘潜力，运用多种思维方式。　　运用的步骤，在主题提炼确定之后，主要是：精心设置贯通全文的线索，围绕线索进行选材和布局。

　　修改文章包括哪些方面？

　　1、锤练主题：检查主题是否正确深刻，考虑如何加深内容；　　2、增删材料：使材料与观点统一；　　3、高速结构：看总体布局是否合理，各局部关联是否紧密得当，力求主线清晰、层次分明、结构匀称、首尾呼应。　　4、推敲语言检查用词是否准确妥贴，删去多余字，高速或增补文字。

　　简述说明文体的特点和种类

　　特点：　　以说明为主要表达方式；　　以介绍知识为主要任务；　　以客观的态度说明事物。　　据说明的对象或说明的内容特点，分为实体事物的说明和抽象事理的说明两类。　　据说明文的写作特点，分为纯科学性的说明和科学性与文艺性兼有的说明两类。　　学术论文的选题原则　　1、要有明确目的，选择与现实密切关联、有实际效用的题目；　　2、选择有学术价值的题目，具有开创性、延伸性、或综合归纳性；　　3、选题要难易适中。

　　应用文的格式

　　①称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的×××等。　　②问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段，不可直接接下文。否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。　　③正文。这是信的主体，可以分为若干段来书写。　　④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。　　称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。　　⑤具名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父、你的朋友×××等。再下一行写日期。

　　一、应用文与其他文体的联系与区别

　　应用文与记叙文、议论文、说明文，究竟是一种什么关系呢？它们并不是并列或归属关系，而是属于两种分类标准不同的文体分类体系。　　记叙文、议论文、说明文是着眼于表达手法和功能的表达型文体分类体系；　　应用文是一种独立的分类系统，它主要着眼于文章的社会实用功能。应用文与记叙文、议论文、说明文，是一种相互交叉、渗透和重叠的关系。　　比如应用文中的回忆录、日志、地方志、大事记、家谱、族谱、简历、墓碑文等，就属于记叙文的范畴。应用文中的须知、解说词、说明书、工具书条目、教科书、书籍内容提要、登记表、统计表、一览表、证书、广告、文摘、教案等，就属于说明文范围。应用文中的演讲稿、声明、座右铭、格言、家训等则属于议论文的种类。　　应用文具有自己独立的文体分类体系，凡具有一定实用功能的文体，均可以归入应用文的范畴。也有人试图从实用角度，对所有文体进行新的分类。它同记叙文、议论文、说明文的分类，是属于两种两种分类角度和立足点。因此一个特定的文体，有时即可以是应用文的一种形式，同时也是记叙文、议论文、说明文的一个种类。这是十分正常的事。

　　二、应用文写作要遵守约定俗成的格式要求

　　关于应用文的写作，要十分注重人们所说的“约定俗成”的格式要求。这种写作规范并非是一种严格规定的法定形式，而是无数前人在写作实践中所取得的某种共同的认识和约定，也可以说是一种审美趣味上的趋同和共识。可见，“约定俗成”虽然不属法定规范，但它必然包含着写作规范中许多合理因素，我们应该加以继承和保留，不应随意破坏和擅自修改，以免影响应用文的特定交际功能。能够善于运用应用文的“约定俗成”格式，也是一个人语文修养和水平的具体体现。　　比如就书信而言，不要以为它的写作十分简单。写信写了十几年了，还有错。实际上，真正能够规范地全部书写正确书信格式的人，可以说是凤毛麟角。有的人对此不以为然，书信格式错了，不也照样收到，意思也能理解。但它不知道，它所体现的语文修养却是有天壤之别。就像吃饭一样，有的人用脏手抓饭往嘴里塞，有的人却用高级餐具进餐，其风格的粗鲁和优雅是不可相比的。

　　应用文写作的有关教案

　　第一讲 日常事务类、告启类文书写作　　教学计划：　　1、了解应用文的含义、分类及作用。　　2、了解日常事务类文书：介绍信、证明信、慰问信、表扬信、感谢信、祝贺信、请柬、聘书、倡议书、嘉奖书等写作方法。　　3、了解告启类文书：启事、声明、公示、公告、通告、海报、商业广告、通知、通报、产品说明书等写作方法。　　教学重点：商业广告、通知　　教学时间：四课时

　　第一课时

　　教学目的：了解应用文的含义、分类、作用和日常事务类应用文写法。　　一、导入：　　自古以来，中华民族就非常重视应用文写作。如秦朝李斯的《谏逐客书》、汉刘邦的《求贤诏》和诸葛亮的《出师表》等。应用文写作讲究的不是文采，讲究的是规范，代表是威严和信誉。学好应用文写作，对于一个企业管理干部来说非常重要，你所写的应用文是否规范，要受到社会各方面的评说、检验，代表你所在单位的公众形象，影响到企业的美誉度和信誉度。因此，我现在就与大家一起探讨公文写作的一些基本知识。　　二、应用文的概念　　1、如何理解文书、应用文、公文的概念？　　有的教材这样定义：　　文书是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、生产、学习和生活中，办理公私事务所使用的，具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字材料。　　应用文又叫实用文，是以实际应用为目的，为人们处理公私事务时常用的一种文体，是行政管理的一种手段，是社会交往的一种工具。　　公文又叫文件，是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。　　2、公文和应用文都是文书，通常情况下，人们习惯于把正式的加带红色文件头的称为公文，而日常事务性的称为应用文，其实这是一种概念上的混淆，两者概念内涵基本相同，广义上没有具别，狭义上应用文大于公文，包含了公文。　　三、应用文的主要特点、作用、分类及写作要求　　1、应用文具有广泛性、实用性、规范性（程式性）、时效性和授意性与受意性（工具性）等特点。　　2、应用文具有指导、督促、协调、宣传、教育、交流、代言等作用。　　3、应用文分类方式有多种，可以按用途分，按体裁分，按格式分，按行业分等。　　4、应用文写作要求内容真实具体、适应时代和阅读对象、合符规范格式、文字浅显简洁。　　四、常用日常事务类文书写作　　1、介绍信　　⑴介绍信是用于证实本单位有关工作人员身份、介绍其工作使命、凭此与其他单位接洽工作的一种证明性函件。　　一种是固定格式，印刷好的介绍信格式，留存根，有编号，便于查询。另一种是公用信纸临时书写，不受限制。　　⑵标题：介绍信或XX单位介绍信　　主送单位：顶格书写　　正文：一要写清被介绍者姓名、身份、随行人数；二要写清接洽事项和要求；三要祈请用语或谦敬语，如“请予接洽”或“请予支持”，之后写“此致敬礼”。　　落款：出具介绍信单位和日期，加盖公章。　　期限：括号标注“有效期X天”。　　2、证明信　　⑴证明信是用于证明有关人员身份或有关事实真实情况的证明性函件。　　⑵标题：证明或证明信、关于XXX的证明　　主送单位：顶格书写，加冒号，也可不写。　　正文：提行空两格，写清证明事由，实事求是，真实可靠，言之有据，引文准确，语言简洁。结尾写“特此证明”。　　落款：证明单位和日期，盖公章。　　附件：复印件加盖复制单位印章。　　3、慰问信　　⑴定义：机关、单位、团体向有关方面、有关人员表示慰问、问候和致意的一种专用书信。　　⑵标题：慰问信或XXX致XXX的慰问信　　主送对象：顶格写。　　正文：一是简要说明形势、背景及慰问原因，二是对被慰问者工作成绩有针对性的肯定和评价，对困难表示理解和同情，三是提出希望和勉励。　　落款：单位和日期。

　　第二课时

　　教学目的：继续了解常用日常事务类文书写作　　1、表扬信　　⑴定义：机关、单位、团体表扬有关方面、有关人员先进事迹、先进思想的一种专用书信。可直送，可张贴，可送报刊发表。　　⑵标题：表扬信或拟定题目，加副标题，如《见义勇为，堪称表率--对XXX的表扬信》　　主送对象：顶格写，公开发表的可不写。　　正文：一是概述表扬的缘由，简明陈述其先进事迹的梗概；二是对先进事迹作出恰当评价、热情的赞扬和充分肯定；三是表达向被表扬者学习心意，或号召群众向被表扬者学习。　　落款：单位和时间。　　2、感谢信　　⑴定义：机关、单位、团体向有关方面、有关人员的支持和帮助表示感谢的一种专用书信。　　⑵主要写法与表扬信大致相同。结尾写“此致敬礼”或“顺致最诚挚的谢意！”　　3、祝贺信　　⑴定义：机关、单位、团体向取得突出成绩或遇上重大喜事的有关方面、有关人员表示庆贺的专用书信，也叫贺信，以电报发出叫贺电。　　⑵标题：贺信、祝贺信或加上发信单位、祝贺理由。　　主送对象：顶格写。　　正文：一是表明贺意，二是肯定成绩，三是简要作结，结尾再另起一行写上祝语或敬语。　　落款：单位和日期。　　4、邀请书（请柬、请贴）　　⑴定义：机关、单位、团体或个人郑重地邀请有关单位、有关人员参加某项活动、会议、工作时所使用的一种专用书信。　　⑵标题：有封面的写封面，无封面的居中写标题，横排竖排均可。竖排标题写中上方位置。　　应邀对象：此致 XX单位（XX同志、先生、女士）或恭候XXX光临。　　正文：说明邀请事由，即写明活动时间地点，及报到有关事项。结尾“恭请（敬请）光临”。　　落款：单位和时间。　　印制请柬应注意：用语热情、诚恳、典雅、明白、得体。注意喜庆款式和设计艺术性，封面大方、精美。丧务请柬现多用《讣告》取代。　　5、聘请书（聘书、聘约）　　⑴定义：机关、单位、团体聘请有关人员担任某一职务或承担某工作时所使用的专用书信，一示敬重，二为守约。　　⑵标题：居中写聘请书（聘书、聘约）　　聘请对象姓名：顶格写，也可在正文中特聘XXX为XX，或在正文后写此致 XXX同志。　　正文：简要说明聘请原因、职务、期限，有的还写职责、权限、待遇、要求等。　　落款：单位和时间，盖章。　　印制的聘书常设计一个精美、庄重、大方的封面。　　6、倡议书　　⑴定义：机关、单位、团体等为推进某项工作顺利进行，促进某项活动积极开展，向社会或有关方面首先公开提出的，带有号召性建议的一种专用书信。　　⑵标题：可写正副双标　　主送对象：泛指的可不写，如在正文写“特向XXX发出如下倡议”。　　正文：分引言和主体，引言写原因、目的、形势、背景，“特提出如下倡议”过渡到主体。主体写明建议或希望大家做什么、怎么做，分条列出。　　落款：单位和时间。　　倡导内容要有针对性和可行性，语言有号召力和鼓动性，为扩大影响可公开张贴、广播或登报刊等。有关方面响应倡议书的发出的倡议叫附议，写法相同。　　7、嘉奖书（嘉奖令、奖状、奖励证书、荣誉证）　　⑴定义：机关、单位、团体对有关单位、有关人员所作出的成绩作出嘉奖、表彰、肯定的专用书信。　　⑵格式：标题；嘉奖对象；正文：写清被嘉奖者在什么时候什么岗位取得什么成绩，或被评选为某某荣誉称号；结尾“特此奖励”或“特发此状（证），以资鼓励。”；落款：单位和时间，盖章。

　　第三课时

　　教学目的：了解告启类文书写作　　告启类文书是指机关、单位、团体就某一具体事项向群众公开陈述、报道、解说，以使周知的一种简短应用文，通常包括启事、声明、公示、公告、通告、海报、商业广告、通知、通报、产品说明书等。　　1、启事　　⑴定义：机关、单位、团体需要公开向大家说明某件具体事情，或希望公众协助办理某项具体事务而使用的应用文。　　启事可以处理公、私事，不便以通告、公告等公文文种行文时，就采用启事。如招领、寻人、寻物、征订、征文、征房、招工、招聘、迁址、更名、改期、更正、开业、停业等事项。启事不如公告类公文具有较强的约束力和强制性，多具祈求性、商洽性和周知性。　　⑵标题：常以事由+文种为题，也有直以事由或以文种为题。不能错写成“启示”。　　正文：写明启事内容，告诉大家什么事，需要大家帮什么忙，原因、目的、要求等，结尾可写特此启事、此启，或不写。　　落款：启事单位、时间，加章。　　语言注意：表述要明确、周到，语言要得体，祈求性的启事要真挚有礼，寻物启事要写清特征，而招领启事则要笼统含糊，以便认领核对。　　2、声明　　⑴定义：机关、单位、团体对重大事件、重要问题表明立场、观点、态度或主张而发表的一种公文。　　一种是政府外交专用的声明，如《外交部声明》，也要两国联合声明。另一种是机关、企事业单位均可使用的通用声明，如宣布重要证件、支票、公章作废的声明。　　⑵标题：常用单位+事由+文种　　正文：一是发出声明的原因、目的，二是声明的主要内容，要声明立场、态度、主张，语言精炼，用词恳切，切忌笼统、含糊。　　落款：单位、时间。标题已发单位的可不写单位，只签署法人代表职务、姓名，有的联署法律顾问姓名。　　3、公示　　⑴定义：领导机关或机关、单位、团体领导机构，需要作出涉及某项决策、人事任免、组织处理或安排等要事项的决定，在事前征示一定范围公众意见的一种周知性公文。如《干部任前公示》。　　标题：最好不省略，要按三要素写清楚。　　正文：一是公示缘由，二是公示事项，三是公示要求，便于群众反馈。公示时间一般是7-15天。　　落款：单位和时间，加章。　　4、公告　　⑴定义：向国内外或社会发布重要事项或者法定事项时所使用的一种公文文种。公告通常是国家机关使用，而企事业单位一般用通告、启事。⑵对不良事和人的处理则常用布告、告示。　　5、通告　　⑴定义：在一定范围内公布应当遵守或周知事项的一种公文。具有通知和告知性，也具有行政约束力和法律效力。　　⑵标题：事由+文种　　正文：一要简明，重要事项要写清相关法律、政策依据和奖惩办法。二要注意行文语气，一般事项带有要求协助语气，特殊事项具有强制性，语言要严肃庄重。　　公告、通告、启事的联系与区别：三者都是公开发表示的告知性文书，都可在公共场所“公告栏”内张贴，但公告级别最高，范围最大，一般是国家机关发布；通告一般具有纪律、法律约束力；启事级别最小，使用灵活，适用性强，不具强制性。　　6、海报　　⑴定义：机关、单位、团体向公众公布有关文化、艺术、体育、科技、学术和展览等方面活动消息的文书。凡此类消息不宜用启事、广告、通知的就用海报，公布商品消息、其他事项由不宜用海报。　　⑵标题：如海报或球讯、电影消息、演出海报，可以配以图画，字体活泼多变。　　正文：写明活动内容、时间、地点、主办单位、参加人员、参加方式和注意事项。　　落款：若已写入正文中可省略。　　特点比较灵活，可以配图，巧妙设计，新颖活泼，字体、颜色都可变化；可用修辞，但不能乱吹。

　　第四课时

　　教学目的：继续了解告启类文书写作　　一、了解商业广告、产品说明书、通知、通报写作　　1、商业广告　　⑴定义：广告就是“广而告之”，商业广告是通过一定媒体把商品、服务信息传递给人们，以便广泛宣传、促进销售的一种专门经济文书。　　⑵广告对产品对企业的作业不言而喻。广告一可传播市场信息，沟通产销渠道；二可促进生产发展，提高经济效益；三要如实介绍商品，正确指导消费；四可促进市场竞争，活跃市场经济；五能开拓国际国内市场，了解市场行情；六能美化市容环境，丰富文化生活。　　广告为了追求宣传效果，突破了体裁格式限制，只有原则，没有固定模式，要根据商品本身、媒体质介和消费者心理特点来设计。形式可以多种多样，追求完美的艺术性和丰富的知识性、感观的趣味性。写作时要有推销价值、要有明确的宣传对象、要有鲜明的主题、要抓住消费者心理、要讲究表达的艺术性。　　广告分类：按内容可分为商品广告、劳务广告、观念广告等，按传播媒体分印刷纸质广告、电视电台广告、交通路牌和公共场所广告等。　　⑶广告的主要内容：一是商品原料、制作、效用、价值和价格；二是商品的性能、特征及对消费者作用、意义；三是商品的竞争优越性；四是商品的用户反映；五是选购的好处；六是商品制造者（厂家）、经销商及其成功声誉。　　⑷广告原则：一是法律性原则，必须遵守《广告法》；二是真实性原则，货真价实；三是思想性原则，以先进的思想、正确的舆论、高尚的精神，引导消费者，不能包含迷信、色情及颓废的内容来刺激消费者；四是战略性原则，要与企业产品总的战略目标和长远利益出发策划制作广告。　　⑸广告的一般结构：标题、口号、正文、落款。　　报刊广告标题很讲究，不仅集中醒目表现广告主题，而且吸引消费者注意，诱发阅读兴趣，促使购买欲望。有直截了当式标题，有间接性标题，复合型标题。写法常有四种，一是新闻式，如“XX交易中心隆重开业”；二是问答式，如“谁不希望牙好胃口就好？”三是赞美式，如“财旺福旺--旺旺雪饼”；四是格言式，如“犀利砂带磨世界不平”。　　广告口号又叫标语，在广告文字中常反复使用，是企业、商品的形象标志，有的是企业服务理念、宗旨、精神，如福人药业造福人人。便于记忆和传播。　　广告正文一般有开头、主体、结尾三部分，写法不拘一格，体式多样。最后要落款，尽量告知购物地点、运输方式、付款方式、厂商名称、地址、电话和银行帐号等。　　2、产品说明书　　⑴定义：介绍产品的性能、特点、构造、使用、保养、维修等有关知识的说明性经济文书。　　⑵产品名称：注明型号、商标、批准生产文号　　产品说明：一是性能、特点、功用；二是原料组成或基本结构；三是规格或指标（主要参数）；四是产品使用方法；五是保养和维修；六是注意事项，如三包“包修、包换、包退”条件等。　　⑶产品说明书要讲究实用性、真实性、条理性。在内容上要写出产品的知识性、实用性，在说明上要注意准确性、科学性，在取舍上要抓住重点，突出特点，在表达上注意通俗性条理性，不要滥用科学术语和行业用语。为了便于外国消费者，还要译成英语等。　　广告的目的在于宣传企业，介绍产品简略，讲究艺术性；说明书侧重介绍产品知识，要详细，简洁平实。有的产品将其编入“用户手册”中。　　⑷标题：产品牌号+名称+文种　　正文：开头简要括产品概况，主体详细介绍产品有关知识，一般采用条款式写法，结尾写主体不便介绍的内容，如运输、保存、禁忌等等。　　落款：厂名、厂址、电话、帐号等。　　3、通知　　⑴通知是一种最常用的公文，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。具有知照性和通用性。　　⑵格式主要由标题、开头语、主体、结束语和落款构成。　　标题：除极简单的事只写“XX通知”外（如会议通知、停电通知等），一般都应在通知前加上发文机关和事由，便于尽快了解通知的主要内容。有的还要加“紧急”、“重要”、“补充”等字样。　　主送对象：受通知的对象一般要写全。　　正文：要交代发文的原因、意图、目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文大体可分为总分条文式、归纳式、篇段合一式。　　落款：正文右下方注明发文机关和成文日期。　　⑶工作通知写法：一般包括通知缘由、通知事项、通知要求，多数采用总分条文式结构。通知缘由写出发通知的背景、依据、目的等，是文章的主旨。通知事项是主要部分，要写明做什么、怎么做，即工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。通知要求是结束语，一般以要求、希望结束。　　⑷会议通知的写法比较简单、灵活，写清开会的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议报到时间和地点、需要准备的材料等。机关内部小型会议通知在单位内张贴或广播，只写清时间、地点、到会人员和议题就行了。　　⑸批转、发布性通知针对批转、转发的文件或发布的行政规章、管理规章而发的，通知是正件，原文件成了附件。　　任免通知写法极为规范单一，只须简明扼要写胆任命或免职的根据和内容，有的写清任期、聘期和待遇。　　事项通知与通告、启事相似，但用法不同。　　4、通报　　⑴通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况，以推动面上工作的一种下行公文，一般分表彰通报、批评通报和情况通报。　　⑵标题：事由+文种，也有新闻式双标题　　主送机关：写专指对象，普发的可不写对象，文后注明发至范围。　　正文：分直述式和转述式写法，材料务求真实、准确。表彰的典型要有普遍意义，批评的典型要有典型性，针对性不强，普遍受表扬或普遍挨批评，对群众起不了教育作用，对工作没有指导性，宁可不发。　　落款：注明单位和日期。　　⑶表彰性通报包括先进事迹、评价、表彰决定、希望和要求四部分。　　批评性通报除批评处理错误外，还要着重从中吸取教训，引起有关方面警觉，防止类似事件再发生。　　情况通报多为一事一报，灵活自如，因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，针对问题提出要求和希望。

　　应用文的语言特征

　　应用文作为一种实用性文体，语言上与其他文体相比较，主要表现出“朴实、沿习、多元、明确、简练、生动”等特征。

　　一、朴实——开门见山、自然质朴

　　文学作品属形象思维范畴，主要用场景渲染、人物描写、心理刻画等手法塑造出活生生的艺术形象来感染读者，即“以情动人”。语言上特别重视积极的修辞手法，特别讲究动词、形容词的锤练。论文写作属逻辑思维范畴，以对事理的解剖分析、综合归纳、逻辑推论“以理服人”，语言上特别重视语法、逻辑和专业术语的准确。　　应用文是一种处理公私事务的工具，是用来说明事实、解决实际问题的，侧重于“以事告人”。所以语言要求朴实无华、开门见山。例如在述职报告中就写“该干什么、干了什么、干得怎么样”，直陈直述，不展开论述，不夸张、不掩饰、更不能虚构。大多数的应用文中不宜用比喻、比拟、借代、夸张等修辞手法。叶圣陶先生在谈公文写作时说：“公文必须写得一清二楚、十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么”。例如我国的《现金管理条例》第一条是：“为了改善现金管理，促进商品生产和流通，加强对社会经济活动的监督制定本条例。”直接了断地回答了为什么制定此条例。　　朴实特征还表现在多用庄重典雅的书面语，少用或不用口语词、方言词、土俗俚语、歇后语。例如某财务大检查通知中写道：“费用错误列支的，务必纠正。今年的要纠正，去年的也不要放过。今后不论超产奖还是什么乱七八糟的这个奖那个奖，统统都得在利润中支付。”这段文字里的“不要放过”、“乱七八糟的这个奖那个奖”、“统统”等词语口头表述尚可，但不宜用于应用文中。

　　二、沿习——文有定型、约定俗成。

　　一般说“文无定法”，但写作应用文应当遵循“惯例”。应当符合相对稳定的格式、表述规定的内容、使用习惯的语言。标题、开头、结尾、转折过渡采用习惯的用语。例如，公文中的“指示”是要求受文者干什么的，通常结构安排是：“为什么”——“干什么”——“怎么干”——“希望和要求”四段式。“请示”的正文为“请示起因、请示事项和请示结尾”三段，而且把“请示起因”确定为行文重点。法律文书结构一般为“断——事——析”三段，即第一段写根据事实得出诉讼请求和结论。第二段写引起法律纠纷的事实，第三段写以某种法律条文为依据，对所述事实进行透彻分析。以上说明应用文的结构是相对稳定的。再如公文标题语95%以上运用“关于……”介宾短语；报告的结尾多用“特此报告”；复函的引语常用“……来函收悉”等等，不同的行文者沿习约定俗成的格式、内容和用语，有助于提高行文速度，也有利于受文者的阅读理解，提高办事效率。

　　三、多元——文字数据、表格图形。

　　一般文章多用文字表述，应用文除了用文字表述外，还可以用数据、表格、图形来说明事理，可谓“语出多门”。特别是财经类应用文则大量采用数据、表格、统计图形。例如：“某银行储蓄网点1999年储蓄存款新增1650万元，员工人数15人，人均存款增量110万元；1998年储蓄存款增量为1200万元，员工人数12人，人均存款增量100万元。1999年比1998年人均存款增量增长了10%。”以上文字也可以下表格方式来表述：　　××银行××储蓄点人均存款增量表　　项 目年份

　　单位199819991999比上年±%

　　储蓄存款增量万元1200165037.50%

　　员工人数人121525%

　　人均存款增量万元10011010%

　　以上表格表述更为简洁、清晰。如果我们要深入分析，就会从直观的表格中发现：该储蓄网点的员工增长幅度高于人均增量的上升幅度。又如某城市调查酒类销售情况的一篇调查报告中写到：“今年夏季酒类销售与去年同期比较，啤酒上升1.8倍，葡萄酒上升90%，白酒下降19%……”，以上数据可以说明该城市酒类销售的趋势是从烈性酒向低度酒转变。再例如，管理会计中在揭示业务量、销售收入、销售成本和利润之间的关系时，可用量本利图形来表示。　　成本 收入 收入线　　万元 总成本线　　（保本点） 固定成本

　　业务量　　（A） 万元　　图形中收入与总成本交叉点相对应的业务量（A）是保本业务量，少于此业务量则亏损。这样说明事实比较用文字表述更为直观、形象。

　　四、明确——确切无误、明白通晓。

　　文学创作讲“文贵曲”，而应用文有很强的政策性、实用性。要求语言明确，使人一看就懂，一懂就可执行、答复或办理，不能模棱两可，不能有再创造的余地。明确特征要求，不用或少用比喻，不用或少用具有描写性和感性色彩的词语。例如《中华人民共和国宪法》第二章第45条：“国家和社会保障残废军人的生活，抚恤烈士家属，优待军人家属。”该条中的“保障”“抚恤”“优待”表现出对三种人明确不同的政策。周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上分析当时的形势时说：“我们认为，美国这些侵略行为应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民主权利和自由应该得到保障，对亚洲各国的内政干涉应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各地的军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消。”这段讲话，诸如“制止”“保证”“保障”“撤除”“撤退”等等一系列动词准确、庄重。　　我国对台问题的一贯提法是“世界上只有一个中国，台湾是中国的一部分，中国的主权和领土完整不容分割”。2002年3月8日，朱熔基总理在《政府工作报告》中的提法是：“世界上只有一个中国，大陆和台湾同属一个中国，中国的主权和领土完整不容分割。”几个字的改动强调了两岸都是中国人，消除了“中共大、台湾小”的疑虑，有利于平等协商。　　各行各业的应用文中要用到许多专业术语，作者应顾及受文对象，如果面对社会公众行文必须用明白通晓，读者能够看懂的语言诠释专业名词。例如在《中国金融》一篇“信用是扩大积累的有力杠杆”的文章中，是用如下语言解释财政资金与信贷资金的区别的：“从财政学的观点来说，财政的钱只能一个顶一个用……决不能把拔给张三的钱交给李四支配，反之亦同。信贷资金则不同，张三把一笔钱存入银行……，银行把这笔资金贷给李四，李四就取得了对这笔资金的支配权；李四归还贷款后，银行又可以把这笔资金的支配权交给第三者，如此等等。”这就把一个比较专业的问题，用通俗的语言表述出来，有利于读者理解。

　　五、简练——言简意赅、文约事丰。

　　“简”本来是战国至魏、晋时代的书写材料，是削制成的狭长竹片或木片。由于这种书写材料制作的困难，就要求作者必须言简意赅，尽量争取以少少的文字，容进多多的意思。“练”指把丝麻或布帛煮得柔软洁白，这里是要求文字写得明白。　　应用文写得简炼是高速传递信息的需要，是节省时间、提高办事效率的需要，也是朴实、明确特征在“文字量”上的体现。列宁曾经提出过：“写报告、文件要象电报那样写得简短”。应用文写作中要反复锤炼语言，像鲁迅先生提出的那样，毫不可惜地删去那些可有可无的字、词、句、段。　　我们所处的社会信息量越来越大，信息的传递速度、信息的处理速度也越来越快，要求信息的度量越来越高密。例如：美国总统原来签署命令是这样开头的：“我秉承合众国宪法和法律所赋予合众国总统的权力，兹发布命令……”，自卡特当总统始，把签署命令的开头改为：“我作为合众国总统命令……”27个字简约为10个字，表达了同一个意思。从北京三次申奥口号比较看，更体现了简炼的特征。1991年申奥口号共7条107字；1992年申奥口号为6条67字；2000年申奥口号仅2条18字。第一条是“新北京、新奥运”仅6个字，两个短语，第二条是“绿色奥运、科技奥运、人文奥运”12个字，三个短语，两条口号鲜明地突现出北京申奥的新理念。　　为达到语言简练可多使用单音节词，酌情使用一些文言词语，合理使用简称。

　　六、生动——有声有色、活泼鲜明。

　　语气庄重、言简意明、直来直去、明白显露是应用文用语的基本要求。但在调查报告、总结等应用文种里，也可以用生动活泼的语言表达事理、吸引读者，感染读者。诚然，上述应用文文种不会象文学作品那样借用种种写作手法来塑造形象，只可以有限使用比喻、借代、夸张等修辞技巧，穿插使用成语、俗语、歇后语等增强文章的吸引力、感染力、新鲜感。例如：1983年《人民日报》的新春献词标题为《恭喜发“才”》。这个标题巧妙地采用了“谐音”的修辞手法，把人们习以为常的“财”字换成“才”字，把当时国家百废待兴、求才若渴的局面鲜活地体现出来了。1993年一名作者对安徽凤阳县小企业经营状况进行调查，写出了《一个小厂崛起的启示》的调查报告，在这个调查报告中作者总结凤阳县对发展小企业的经验是“五借”，即“借鸡下蛋、借巢引凤、借花献佛、借船出海、借题发挥”。采用这样的形象生动的语言归纳总结，读者倍感亲切，也好记忆。