中小型企业行政事务管理制度(9)

　　(第三部分)

　　装船通知单?

　　1.依照境内订单的规定交货日期1个月至1个半月前开始作业，由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单。?

　　送货柜场者：共四联?

　　第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。?

　　第二、三联：

　　(1)寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、

　　净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理，再交装押助理协

　　调安排出货。

　　(2)如每一item超过美金5千元者，第二联交有关科长，第三联仍寄

　　交交外务员。?

　　第四联：装押助理存查。?

　　货送仓库者：填"送仓装船通知单"，共二联?

　　第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。?

　　第二联：装押助理存查。?

　　如重要订单未能如期交货，得填写"重要订单逾期追问单"交有关科长协助处理。?

　　2.如境内订单规定收到l/c后才通知生产者，收到l/c当日即发出装船

　　通知单上注明"l/c已收到"船期通常以s/d期限前三星期为宜。(弹性应用)(schedule delivery)?

　　3.如境内订单规定须等样品确实通过才生产者，当收到客户确认或回电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在境内订单装运联上登记后，再交回营业助理，以便安排船期。?

　　4.如出口美、日地区，应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，以便向"经济部"商品检验局申请产地证明书。?

　　5.需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件，协调报关行后与有关工厂办理手续。?

　　□ 催货?

　　1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货，应立即会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。?

　　2.退税资料寄回本公司时，应先告知工厂填写承办人姓名，否则经常很多助理有同一家工厂的货，退税资料往往误传，而发生工厂不能退税的麻烦。?

　　□ 收到仓库送来的进货单?

　　1.装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单符合，如需更正即刻通知仓储科长处理。?

　　2.收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订"营业部订单货款支付核准单"。? 3.如未通知送货柜场而擅自送到仓库的，应扣运费。?